.: Rede de Parceiros
.: Work-Out™ - Gestão Documental
Uma Organização complexa está normalmente dividida num conjunto de departamentos, por sua vez divididos em secções, nas quais trabalham um conjunto de colaboradores organizados, ou não, em equipas funcionais.
A informação é um bem com elevado custo de produção, de manutenção e de acesso, mas também o principal factor de conhecimento e, por isso, de inovação, pelo que é fundamental retirar o melhor partido do investimento realizado.
Uma Guia de processo, um manual, uma norma ou qualquer outro documento tem um período de revisão pré-determinado. É necessário que os responsáveis por esta revisão sejam notificados desta necessidade.
Controlo de versões – Quando um documento é revisto, a versão é actualizada. Sempre que isto acontece deverá ser mantido um histórico das versões e alterações entre cada versão, distribuindo aos colaboradores sempre a versão mais actualizada.
A documentação deve estar acessível a todos os que dela necessitem e tenham autorização de acesso.
A Recepção, classificação e distribuição de um documento ao seu destinatário deve poder ser efectuada com o máximo celeridade.
O Controlo do acesso ao documento deve ser garantido apenas a quem estiver devidamente autorizado.
O Work-Flow documental, passando por etapas de recepção, criação, revisão, tomada de conhecimento, aprovação e resposta é uma necessidade fundamental numa organização ágil e moderna.
O Modulo de Gestão Documental Work-Out ™ permite gerir eficazmente a documentação recebida e criada dentro de uma organização.
A Dinâmica documental na estrutura transversal e funcional.
Os documentos são organizados numa estrutura de pastas que permitirá efectuar
a sua gestão segundo a Norma ISO 9001:2000
Ao ser criado um documento, são indicadas as funções para as quais o documento é necessário.
A Solução
Cada colaborador é informado dos documentos que chegam, através da ferramenta de colaboração, e das diversas acções a efectuar sobre esses documentos.
Para mais informações sobre o Work-Out ™ e o Módulo de Gestão Documental, por favor contacte-nos.